DO RECONHECIMENTO DE FIRMA, LETRA, CHANCELA E DA AUTENTICAÇÃO DE CÓPIAS – PARTE I

Uma abordagem teórica e prática INTRODUÇÃO Tabelião de notas ou notário é um profissional do direito investido de fé pública pelo Estado e que tem a seu cargo, interpretar, redigir e dar forma legal à vontade das partes, bem como atribuir autenticidade aos atos e fatos ante sua credibilidade. A autoridade notarial - o tabelião - consiste em escutar, interpretar, aconselhar as partes, preparar, redigir, certificar e produzir o instrumento notarial. Ao iniciar suas atividades, outorga audiências notariais nas quais propõe aos interessados suas possíveis soluções para evento proposto. O tabelião interpreta a vontade dos particulares e procura a melhor maneira de satisfazê-las no âmbito jurídico-fiscal. Como assessor deve adequar os interesses das partes ao sistema jurídico com o objetivo de afeiçoar o negócio à legislação vigente. A fé pública inerente ao tabelião autentica diversas ações - dá fé dos fatos e coisas constatadas, seu estado, identificação das partes, leitura e explicação do ato notarial, inclusive dos efeitos e das normas inseridas no instrumento, capacidade das partes e da livre manifestação de vontade expressada perante ele. Uma vez atribuída fé pública aos atos notariais, o tabelião reveste o documento de autenticidade e permite que o mesmo sirva como prova pré-constituída. Não obstante, o tabelião pode encontrar uma solução típica ou atípica ao evento que lhe proponha as partes. Uma vez “descoberta” a solução, prepara o ato adequado. Neste breve trabalho, abordaremos exclusivamente o tema referente ao reconhecimento de firmas, letras, chancelas e a autenticação notarial. IDENTIFICANDO AS PARTES Pessoas naturais e pessoas jurídicas Identificar é estabelecer a identidade (ou individualidade) de um fato, pessoa ou coisa, diferenciando-as dos demais para que não se confundam com os da mesma espécie ou seus semelhantes. Em matéria notarial, é o ato inicial para qualquer instrumentação, exceto para a autenticação de cópias. Modo seguro para identificar uma pessoa natural é o documento de identificação original, evidentemente sem indícios de adulteração ou sinais indicativos de fraude. Até porque, é vedada a abertura de ficha-padrão com documento de identidade que contenha aspecto que não gere segurança, como p.ex. documentos replastificados, fotografia em desacordo com a aparência real do depositante, documentos abertos, de modo que a foto esteja de forma irregular, etc. (item 60, Cap. XIV das normas da N.C.G.J.S.P.). Para identificar uma pessoa jurídica o documento hábil é o contrato social e sua consolidação ou suas eventuais alterações (arts. 45, 985 e 1.150, Código Civil), bem como o CNPJ/MF (Dec. 3000/99, art. 146); sem indícios de adulteração ou sinais indicativos de fraude. Ad cautelam, o tabelião pode solicitar a certidão expedida pela JUCESP ou pelo Registro Civil das Pessoas Jurídicas, atualizada (mínimo de 180 dias). Para reconhecimento de firma de dirigente em representação da razão social deve-se apresentar a certidão da JUCESP atualizada. A não adaptação (art. 2031, Código Civil) não obsta a realização de atos negociais no Tabelionato. Não há sanção nesse sentido, porém o tabelião deve aconselhar as partes a proceder ao previsto no Código Civil. (enunciado 394 do STJ, 4º Jornada de Direito Civil: Ainda que não promovida a adequação do contrato social no prazo previsto no art. 2.031 do Código Civil, as sociedades não perdem a personalidade jurídica adquirida antes de seu advento). Constituem documentos de identidade: 1. Carteira de identidade ou registro geral (RG). 2. Carteira de exercício profissional expedidos pelos respectivos órgãos associativos (OAB*, CRM, CRO, etc. - Lei nº. 6.206/75), bem como os livretes. *O prazo de validade encontra-se prorrogado. As novas carteiras com chip não possuem mais o campo ”validade”. 3. CNH (carteira nacional de habilitação), válida e vigente. 4. RNE (registro nacional de estrangeiros), válido e vigente*. *O portador que tiver sessenta anos completos ou for portador de deficiência física, sua carteira poderá ser aceita, pois não é necessária a renovação do RNE (Lei nº. 9.505/97). 5. Carteiras de identidades tipo livrete expedidas pelo DOPS, não mais têm validade. 6. Carteira de identidade de cidadãos expedidos pelos Países signatários do Tratado de Assunção (Argentina, Uruguai, Paraguai), válida e vigente (Decreto Legislativo nº. 197, de 25/09/91). 7. Carteira de identidade expedida pela Bolívia, válida e vigente, com comprovação do visto não expirado (Decreto Legislativo nº. 884/05). 8. Passaporte nacional, válido e vigente. 9. Passaporte estrangeiro, válido e vigente; com visto de permanência não expirado. 10. Carteira de identidade expedida pelo Chile (Decreto nº. 31.536, de 03/10/1952). 11. Carteiras de Identificação das Forças Armadas, bem assim, Carteiras de Oficiais e dos Policiais Militares do Estado de São Paulo (Decreto Estadual nº. 14.298 de 21/11/79). 12. CPF/MF: Dec. 3000/99 – art. 33; Lei 4.862/65 – art. 11 e Dec. Lei 401/68 – 1º e 2º; e INRF 461/04. 13. Portugueses, CEIDD, Lei 7.116/98, Decretos 89.250/83 e 2.170/97, Lei 10.054/00, art. 3º, inc. III e Lei 8.935/94, art. 1º. 14. Certidão do registro civil (Lei 6015/73, art. 29 e Código Civil, art. 9º). 15. Carteiras funcionais não constituem documentos de identidade, tendo por finalidade tão-somente identificar seus titulares no exercício de suas funções (p.ex. assessor parlamentar, fiscal de tributos, operador de tráfego, policial civil, etc.). 16. Nos casos em que o nome divergir entre o documento e o nome escrito na ficha-padrão, a(o) depositária(o) deverá apresentar a certidão de casamento (não precisa ser atualizada, exceto se houver indícios que a macule). 2. FICHA-PADRÃO Cártula na qual a pessoa interessada lança seu padrão gráfico, servindo de modelo para futuras confrontações (itens 59 e 60, Cap. XIV das N.C.G.J.S.P.). Para a abertura da ficha-padrão exigem-se alguns procedimentos: 1. Apresentação de documento de identificação na forma original. 2. É vedada para a abertura de cartão de autógrafos a apresentação de documentos replastificados, fotografia em desacordo com a aparência real da pessoa, documentos abertos, de modo que a foto esteja de forma irregular, etc. 3. Vedado para a abertura de cartão de autógrafos a apresentação de documentos que não tenham eficácia legal, p.ex. funcionais. 4. Havendo divergência no nome, necessária a apresentação da certidão de casamento (não necessita ser atualizada, exceto se há vícios que a macule). 5. Recomendamos que o preenchimento da ficha seja feito de próprio punho pelo depositário com tinta preta ou azul indelével (item 27, das N.C.G.J.S.P.). O Tabelião ou seu preposto pode preencher os campos informativos (documentos de identificação, nacionalidade, profissão, estado civil, endereço). Caso o depositante tenha dificuldades motoras, mencionar esta circunstância na ficha. 6. Vedado a entrega de ficha-padrão a terceiros para o seu preenchimento fora do Tabelionato, salvo na presença do tabelião ou seu preposto (itens 66 e 3, das N.C.G.J.S.P.). 7. O depositante cego ou com visão subnormal deve apresentar duas testemunhas. O tabelião ou seu preposto pode preencher a ficha, consignando tal circunstância e assessorar o depositante nos atos nos quais intervir. 8. Vedado o repasse de cartão de autógrafos para outras serventias. 9. A pedido por escrito e motivado, o tabelião fornecerá certidão do conteúdo da ficha, vedado o fornecimento do padrão gráfico da assinatura. 10. O Tabelião, a seu critério, pode exigir a renovação da ficha-padrão. 11. É permitida a abertura de cartão de autógrafos para pessoa menor relativamente capaz (entre 16 e 18 anos), desde que mencionada expressamente tal circunstância*. *Ad cautelam - o tabelião ou seu preposto deve verificar se o documento recepcionado exige assistência. 12. Perícias na ficha-padrão devem procedidas somente no tabelio-nato e com autorização do juiz-corregedor (Lei 8.935/94, art. 46 e Prov. CGJ. 54.276/2005). 13. Para facilitar a procura das fichas e identificar com rapidez as partes, é possível a •••