Afinal, o que faz uma administradora de condomínios?

INTRODUÇÃO A existência de propriedades com mais de um proprietário surgiu por volta da Idade Média, em cidades ao sul da França, sendo que em Portugal, nas Ordenações Filipinas de 1595, que entrou em vigor em 1603, em seu Livro 1º, Capítulo LXVIII, § 34º, já havia menção legal sobre a possibilidade de diferentes proprietários em um mesmo prédio. “Se uma casa for de dois senhorios de maneira que de um deles seja o sótão e do outro o sobrado, não poderá aquele, cujo for o sobrado, fazer janela sobre o portal daquele cujo for o sótão, ou loja, nem outro edifício algum” [01] No Brasil também é antiga existência de prédios em andares com mais de um proprietário, todavia, com o êxodo rural havido entre as décadas de 60 e 80, estima-se que cerca de 13 milhões de pessoas migram para as grandes urbes, trazendo inúmeras consequências, entre elas a rápida expansão da verticalização das residências. Neste cenário surgiu regramentos e questões infrequentes relacionadas a esse modo de vida e à relação entre vizinhos, tal como fez surgir a necessidade de serviços até então inexistentes ou dispensáveis, aqui inserido as administradoras de condomínio. É indiscutível que com a evolução da sociedade (em certos aspectos para melhor e em outros tantos para pior), estabeleceu-se um novo estilo de vida, aumentando a sofisticação e complexidade dessas novas moradas, exigindo-se cada vez mais dos condomínios e dos seus prestadores de serviços. Exatamente neste panorama é que as empresas administradoras de condomínios, que outrora administravam folha de pagamento, contas a pagar e prestavam contas de modo artesanal, tiveram (ou teriam) que adequar-se às necessidades de seus clientes. Ocorre que, em virtude da praticamente inexistência de barreiras para novos entrantes e da alta atratividade [02], o mercado conta com inúmeras empresas despreparadas e pessoas mal intencionadas, que seduzindo o cliente pelos baixos honorários, acabam por causar prejuízos financeiros e morais ao mercado. Por isso sentiu-se a necessidade de produção deste trabalho, para alertar quem tenha interesse em entrar nesse mercado, orientar administradoras de condomínio e esclarecer a todos que de alguma forma, se envolvem ou utilizam desses serviços. I – ADMINISTRAÇÃO E SUA NATUREZA JURÍDICA Administrar é gerir negócio próprio ou alheio, público ou particular, ou seja, exercer função de administrador. Via de regra, na administração de condomínio há um contrato entre as partes (condomínio e administradora), seja ele verbal ou escrito, onde se estabelece quais atividades serão delegadas à administradora, portanto, por ser ato bilateral, exclui-se de plano a figura de gestor de negócios (art. 861, CC [03]). Em termos gerais, a atividade de uma administradora está regulamentada pelo Código Civil, principalmente pelos artigos 653 e seguintes, uma vez que no Brasil ainda não há lei específica para o setor, que exerce suas atividades como mandatário do representante legal do condomínio. Embora se tenha notícia que algumas entidades de classe como a AABIC [04] (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios), a ABADI [05] (Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis), bem como o SECOVI [06] (Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação e Administração de Imóveis Residenciais e Comerciais de São Paulo) estejam envidando esforços para a regulamentação ou autorregulamentação do setor, com normas específicas, requisitos mínimos de funcionamento e regulamentação da atividade, isso ainda está em fase de “gestação”, e ainda um pouco distante de ser uma realidade no setor, restando ao síndicos e condomínios tomarem cuidados mínimos na contratação de administradores, como se verá no decorrer deste trabalho. Não se quer dizer que o setor é obscuro ou carente de qualquer lei que o regule, mas sim que não há normas cogentes específicas para administradoras de condomínio, da relação desta com seus clientes e, sobretudo, quais o requisitos mínimos para uma empresa ser considerada especializada em administração de condomínios, como veremos a seguir. II – OBJETIVO Várias são as funções de uma administradora, que se classificam em: a) principal; b) secundárias e; c) eventuais. A função precípua ou principal de uma administradora é auxiliar o síndico no exercício das atividades cotidianas do edifício, orientando-o sobre os aspectos legais e dando-lhe suporte às atividades administrativas, tais como: contabilização de receitas e despesas, elaboração de folha de pagamento e realização dos pagamentos, emissão de boletos de pagamento das cotas condominiais, confecção da pasta de prestação de contas mensal, assessoramento pré e pós assembleias gerais, etc. Observe-se, no entanto, que não cabe à administradora tomar decisões ou providências, mas tão somente alertar ao representante legal do condomínio para que o faça, cabendo ao síndico determinar ou não providências, assumindo eventual risco de não fazê-lo. Obviamente, poderá ser contratada a tomada de providências pela administradora, entretanto, além de não ser usual, implica numa série de providências jurídicas e contratuais para que se tenha o efeito desejado, como autorização assemblear para a tomada dessas providências, contrato escrito delimitando a atuação, a outorga de procuração específica e a remuneração para tais atos. As atividades secundárias são aquelas que embora relacionadas ao cotidiano do condomínio, são causais, não são previstas e não tem data aprazada para ocorrer. Por exemplo, emissão de circulares, multas e advertências, orientação sobre a Convenção do Condomínio, sobre Regulamento Interno, sobre prazos e forma de realizar assembleias, entre outras. Já as atividades eventuais se subdividem em: a) eventuais contratadas e; b) eventuais especiais. As atividades eventuais são aquelas esporádicas, decorrentes de certos serviços (Ex.: realização de Assembleia Geral pelos funcionários da administradora), bem como em virtude de épocas do ano (entrega de RAIS e DIRF, por exemplo). São atividades que, apesar de não ser a finalidade contratual principal, possui a administradora condição técnica, material e tecnológica para fazê-lo. Assim, temos que atividades eventuais contratadas são aquelas que se enquadram na situação acima, estão contempladas ou ajustadas no contrato firmado entre a administradora e o condomínio, podendo ou não incidir custo extra. Por sua vez, atividades eventuais especiais •••